스마트한 2013년~! 구글캘린더를 사용해보는건 어떨까요?

안녕하세요. 토마 인터랙티브 입니다~! 

2013년의 해가밝은지도 어느덧 일주일이 지났네요~^^;

신년계획은 잘 짜셨나요? 저는 아직 준비가 덜 되었는데 시간은 빠르게 흘러가고 있네요 ㅠㅠ

계획을 빨리 할수록 그 계획이 성공할 확률이 높을 것 같은데 말이죠 ㅎㅎ

오늘은 2013년도를 새롭게 시작하는 의미에서 구글 캘린더에 관련된 내용을 찾아왔습니다~!

제가 좋아하는 사이트 중 하나인 ITworld에서 좋은 내용을 올렸길래 공유하고자 가져왔습니다~!

저도 구글캘린더를 사용하려고 하긴 하는데 그게 쉽진 않더군요~ 

휴대폰의 캘린더는 사용하는데 아무래도 온라인 캘린더는 아직 적응이 안되서^^;;

그런데 구글 캘린더에 참 여러가지 다양한 기능들이 있더군요~!

한번 살펴 보겠습니다~!

이하 내용은 www.itworld.co.kr 의 기사 내용입니다 :]    

새해를 맞아 하루 하루를 알차게 보내기 위해서 많은 계획들을 세우고 있을 것이다. 분단위로 쪼개서 계획을 세우고 지키는 사람일 수도 있고, 계획은 세우지만 절대로 지켜본 적은 없는 사람일 수도 있다. 

어떤 사람이든 구글 캘린더는 자신에 맞게 일정 관리에 사용할 수 있다. 

 

이 서비스는 어느 곳에서든 사용할 수 있으며, A형 행동양식을 보이는 사람을 위한 세부적인 제어기능뿐만이 아니라 스타일을 위한 색 부호화도 제공하고 있다. 심지어 소셜 기능을 제공하여 개인적인 캘린더를 추가하고 소셜 네트워크를 일정으로 포함시킬 수 있도록 하고 있다. 하지만 (구글(Google)이 비록 99%의 업 타임(Uptime)을 보장하더라도) 때로는 갑자기 멈추거나 잡동사니들 때문에 회의를 놓치게 되는 상황에서 화가 날 수도 있다.

 

다음의 팁들은 대부분 일정표 위쪽의 기어 모양 아이콘을 이용해 적용할 수 있다.

초보자 또는 고급 사용자 모두가 구글 캘린더를 적절히 활용할 수 있는 팁을 제공하고자 한다. 대부분의 팁은 무료 구글 캘린더와 비즈니스 가입자를 위한 유료 구글 앱스(Google Apps) 모두에 적용된다.

 

유용한 단축키 모두가 공식적으로 기능을 지원되는 것은 아니다. 구글은 여전히 새로운 것들을 개발하고 있기 때문에 실험실(Labs)을 방문하여 독특한 툴을 확인할 수 있다. 데스크톱 소프트웨어와는 달리 구글은 원한다면 언제든지 새로운 기능을 제공할 수 있다.

 

작업 속도를 높이고 집중하기

1. 키보드 단축키 사용하기

마우스 또는 터치패드를 멀리하자. 구글은 시간을 절약할 수 있는 다양한 단축키를 제공하고 있다. 대부분은 상당히 직관적이다. 키보드의 C를 누르면 일정을 생성할 수 있다. 더욱 자세한 사항은 단축키 목록을 확인하기 바란다. 

 

 

2. 원하는 날짜 빠르게 찾기

지난 여름에 무엇을 했는지 알고 싶은가? 아니면 앞으로의 계획에 있어서 충돌을 피하고 싶은가? 원하는 날짜를 찾기 위해서 헤맬 필요가 없다. 기어 아이콘에서 실험실을 선택한 후 '원하는 날짜로 이동'에 ‘사용’을 선택하고 저장한다. 이제 '원하는 날짜로 이동' 툴이 캘린더의 우측에 표시되고 원하는 날짜로 언제든지 이동할 수 있다.

 

3. 캘린더 구성 변경하기

자신의 캘린더를 구글이 표시하는 일 단위, 주 단위, 월 단위, 4일 단위 보기 외의 형식으로 확인할 수 있다. 메인 캘린더의 좌측에 위치한 미니 캘린더로 이동하여 확인하고 싶은 기간 (2주 등)을 선택한다. 그러면 메인 캘린더가 즉시 변경된다. 3주 일반적인 보기 방식과는 다른 기간의 일정을 기본으로 보고 싶다면 어떻게 할까? 캘린더 페이지의 기어 아이콘을 클릭하고 ‘설정’에서 '사용자설정 보기’를 원하는 기간으로 조정한 후, ‘기본 보기’에서 ‘사용자설정 보기’로 바꾼다. 저장을 하고 나면 캘린더를 열 때마다 한 번에 21일이 표시된다.

 

 

4. 일정목록 확인하기

다수의 캘린더와 약속을 공유하는 고급 사용자들은 일 단위 보기로 일정을 확인하기 피곤할 수 있다. 그럴 때는 캘린더 위쪽의 일정목록 버튼을 클릭하여 일정을 텍스트 목록 상태로 확인할 수 있다.

 5. 덜 중요한 이벤트 어둡게 표시하기

현재를 즐겨라! 지난 주에 무슨 일이 있었는지 누가 신경이나 쓸까? 매주 반복되는 일정 때문에 때문에 계속 오는 것을 방지하면 어떨까? 사용자는 과거와 미래에 반복되는 일정이 덜 강조되도록 설정할 수 있다. 기어 아이콘을 클릭하고 캘린더 설정에서 '일정 흐리게 표시'를 찾는다. 과거 일정을 흐리게 표시와 향후 반복 일정을 흐리게 표시 상자를 체크한다. (한편, 화요일의 영업회의를 자주 깜빡 하는 사람은 이 옵션을 사용하지 않는 편이 좋다.)

 

6. 주말 숨기기

구글 캘린더를 업무용으로만 사용하고 있다면, 토요일과 일요일은 일정에서 삭제해 보자. 사용자는 기어 아이콘을 클릭하고 일반 설정에서 주말 표시에서 ‘아니요’를 선택하여 월요일부터 금요일까지만 표시할 수 있다.

 

7. 하루 일정 최소화하기

회사의 외근 일정이 업무 일의 최상단을 떡 하니 차지하고 있다. 이것들을 치워보자. 주간 보기에서 첫날 좌측 아래에 표시되는 작은 화살표를 찾아 클릭한다. 이제 무더기로 표시되는 텍스트 대신에 '19개 일정' 같은 개요가 표시된다.

 

8. 업무와 여가를 한번에 관리하기

업무일에 자신의 개인적인 일정이 표시되기를 원하지 않는다면, 자신의 개인용 캘린더와 업무용 캘린더를 손쉽게 끄고 켤 수 있다. 예를 들어, 이미 비즈니스 계정용 구글 앱스에 이미 가입했다고 가정하자. 구글 캘린더 페이지의 우측 상단 모서리에 있는 이메일 주소를 클릭하고 계정 추가를 클릭한다. 자신의 개인용 지메일 주소의 세부사항을 입력한다. 이제, 다음부터는 여기서 자신의 이메일 계정을 클릭하면, 두 개의 ID가 표시되고 2개의 캘린더를 자유자재로 전환할 수 있다.

 

일정 관리를 더욱 스마트하게

9. 일정을 간단하게 추가하기

구글 캘린더는 사용자의 언어를 어느 정도 알아듣는다. 즉, 사용자는 완전한 일정 생성 양식을 지키지 않고 간단한 한 줄 정도의 텍스트로 일정을 추가할 수 있다. 영어로는 캘린더의 아무 곳이나 클릭하고 텍스트 영역을 채운다. 구글이 제안하듯이 스스로를 한 명의 리포터로 가정하고 한 줄 안에 누가, 무엇을, 어디서, 언제 등의 내용을 쓰면, 바로 일정이 생성된다. 예를 들어, 사용자는 "매월 셋째 화요일"이라고 추가하여 반복적인 일정을 설정할 수도 있다. 하지만 한글로는 아직 완벽히 인식되지는 않아서 시간과 일정 내용 정도만 저장된다. 기본적으로 사용자가 종료 시간 없이 시작 시간만 지정할 경우에는 일정이 한 시간 동안 지속되며, 시간을 지정하지 않을 경우에는 하루 동안 지속된다.

 

10. 동료의 일정을 파악하기

자신의 캘린더 좌측에 위치한 다른 캘린더 드롭다운(Drop-down) 메뉴를 확장한다. 그러면 이미 추가한 제 3자의 캘린더가 목록으로 표시된다. 자신의 기업이 비즈니스용 구글 앱스를 사용하고 있다면 동료들의 캘린더를 추가할 수 있다. 누군가의 이메일 주소를 입력하기 시작하면 구글이 알아서 나머지를 채워 넣을 것이다. 이메일 주소를 선택하거나 주소를 완전히 채워 넣으면, 색상 부호로 표시된 해당 사용자의 약속이 갑자기 자신의 캘린더에 표시될 것이다.

11. 모두가 한 자리에 모일 수 있는 일정을 확인하기

모두가 반드시 한 자리에 모여야 할 경우에, 이 툴이 빛을 발한다. 기어 아이콘을 클릭하고 실험실로 이동한다. 아래로 스크롤(Scroll)한 후 스마트 리스케줄러를 활성화하고 저장을 클릭한다. 자신의 캘린더로 돌아가 중요한 회의를 선택한다. 자신의 캘린더 우측에 위치한 스마트 리스케줄러 모듈에서 새로운 시간 찾기를 클릭한다. 그러면 팀원들의 캘린더를 불러온 후에 모두가 모일 수 있는 시간을 표시해 준다. 심지어 표준시간대가 다른 사람에게는 몇 시로 표시되는지도 알려준다. 기업에서 비즈니스용 구글 앱스를 사용하고 있다면, 건물 내에서 사용할 수 있는 회의실 정보도 확인할 수 있다. (한글에서 지원 안됨)

 

12. 참석하지 않는 일정 숨기기

자신이 참석하지 않는 회의 일정 때문에 더 이상 헷갈리지 말자. 기어 아이콘을 클릭하고 캘린더 설정의 일반 탭 아래에서 '거절한 일정 표시' 항목에 아니오를 선택한다. 그 바로 아래에는 캘린더를 깔끔하게 정리할 수 있는 또 다른 옵션이 존재한다. 기본적으로, 일정 초대를 받으면 일정이 자동으로 추가된다. 하지만 '내 캘린더에 초대장 자동 추가' 옵션에서 초대를 수락하지 않은 일정을 표시하지 않도록 선택할 수 있다. 저장을 클릭하는 것을 잊지 말자.

 

13. 나만을 위한 구글 캘린더 RSVP

이미 일정이 잡혀 있는 상태에서 받는 회의 초대에 '아니오'라고 답하면서 낭비되는 시간이 아깝다면, 이 툴로 시간을 아껴보자. 기어 아이콘을 클릭한 후, 실험실을 방문하여 '자동으로 일정 거부'를 활성화하고 저장한다. 이제 일정이 이미 잡혀있는 상태에서 누군가 당신을 초대한다면, 즉각적인 답신이 발송된다.

 

14. 다음 회의 놓치지 않기

종종 회의에 지각하는가? 상사가 자신에게 일정을 알려주기 시작하는가? 자신의 캘린더에 모듈을 추가하여 다음 회의를 두껍고 큰 글씨로 나타낸 리마인더가 표시되도록 해보자. 기어 메뉴에서 실험실로 들어가 '다음 모임'을 활성화한다.

 

15. 누가 바쁜지 또는 한가한지 확인하기

이미 캘린더를 공유하고 있는 사람과 자주 회의를 한다면 이 기능은 매우 유용하다. (기어 드롭다운 메뉴에서 실험실을 선택해 나타나는) "친구 상태 보기" 부가기능을 활성화하면, 해당 모듈이 자신의 캘린더 우측 모서리를 따라 표시된다. 해당 동료의 이메일 주소를 입력하면, '한가함' 또는 '바쁨' 상태 메시지를 확인할 수 있다. 더 이상 빈 사무실을 방문하는 허탈함을 겪을 필요가 없다.

 

여러 장소의 일정 관리하기

16. 2개의 표준시간대 표시하기

예를 들어, 미국 보스턴과 자주 컨퍼런스콜을 한다고 가정해보자. 캘린더의 기능을 이용해 두 곳의 시간을 한 눈에 파악할 수 있다. 기어 아이콘을 클릭하고 설정을 선택한다. 일반 탭에서 현재의 표준 시간대인 대한민국을 확인할 수 있다. 하단의 모든 시간대 표시를 클릭하고 추가 시간대드롭다운 메뉴에서 동부 표준시를 선택한다. 캘린더로 돌아가보면 한국과 미국의 시간이 나란히 표시되는 것을 확인할 수 있다.

 

17. 복수의 표준 시간대 관리하기

개발자가 호치민(Ho Chi Min City)에 살고 있으며 디자이너가 레이캬비크(Reykjavik)에 살고 있고 투자자는 파올로 알토(Palo Alto)에 살고 있다. 다양한 표준 시간대를 한 번에 확인해야 할 경우에는, 앞서 말한 방법보다는 구글 캘린더의 세계 시간 기능을 활용하는 것이 공간 절약 측면에서 유리하다. 기어 아이콘에서 실험실로 이동하여 시계를 추가한다. 아래로 스크롤하고 '세계 시간' 옆의 사용을 선택한다. 자신의 캘린더에 표시되는 모듈에서 현재의 태평양 시간과 함께 인도차이나 시간과 그린이치 표준시를 추가할 수 있다.

 

18. 날씨 파악하기

이제 시카고가 몇 시인지는 알았는데, 과연 날씨는 어떨까? 캘린더로 일기예보를 파악해보자. 기어 아이콘을 클릭하고 일반 설정에서 아래로 스크롤하여 자신의 우편번호를 입력한다. 해당 필드 아래의 '내 지역의 날씨 표시' 아래에서 섭씨 또는 화씨를 선택한다. 그리고 저장을 클릭하면 자신의 일별 일정 아래에 먹구름 또는 밝은 태양 등의 아이콘이 표시된다. 먹구름을 클릭하여 해당 날짜의 세부정보를 확인하고 오버슈즈를 준비하자.

 

캘린더와 세상의 소통

19. 웹 상에서 캘린더 추가하기

구글 캘린더는 아이캘린더(iCalenadar) 형식을 사용하기 때문에 자신의 캘린더를 손쉽게 공유하거나 다른 사람의 캘린더를 구독할 수 있다. 예를 들어, 그린베이 패커스(Green Bay Packers)를 중심으로 자신의 업무시간을 계획하고 싶다면, 다른 캘린더의 우측에 위치한 작은 화살표를 클릭하고 재미있는 캘린더 검색을 선택한다. 스포츠 옵션을 클릭하고 자신이 좋아하는 팀을 선택한다. 또한 사용자는 자신이 관심 있는 주제를 웹에서 검색할 때, "ICS" 또는 "ICAL"을 쿼리(Query)에 추가할 수 있다. 결과 중에서, 자신의 캘린더에 관련된 일정을 추가할 수 있는 옵션을 제공하는 웹 페이지를 찾을 수 있을 것이다. 구글 계정에 접속해 있는 상태라면 1-2번의 클릭만으로 손쉽게 일정을 추가할 수 있다. 다른 캘린더로 돌아와 각 캘린더에 다른 색상을 할당하여 (목록에 위치한 캘린더 옆의 작은 화살표를 클릭한다) 여러 개의 캘린더를 쉽게 구분할 수 있다.

 

20. 자신 소셜 네트워크에서 일정 계획하기

이미 행아웃(Hangouts)에서 화상회의를 여는 등 업무를 위해 구글+를 사용하고 있는 사용자도 있을 것이다. 해당 네트워크에서 이미 충분한 연락처를 확보해둔 상태라면, 대규모 일정을 계획하기가 한결 수월해진다. 자신의 구글+ 페이지에서 '새로운 소식을 공유하세요.'라고 표시된 필드에서 우측에 위치한 캘린더 아이콘을 클릭한다. 다음으로 이벤트의 세부정보를 입력한다. (하지만 현재 구글 플러스는 자연어 기능이 없기 때문에 "다음 화요일 오후 7시에 모금행사"라고 간단히 작성하면 안 된다.) '초대' 필드에서 보유하고 있는 연락처 또는 연락처 써클을 초대한다. 초대를 클릭하기에 앞서 해당 일정을 장식할 사진을 선택한다. 또한 페이스북 일정을 구글 캘린더와 통합할 수도 있다. 자신의 페이스북 일정에서 페이스북의 기어 아이콘을 클릭하고 일정 내보내기(Export Events)를 선택한다.

 

21. 캘린더 공유하기

자신이 속한 기업이 주가 유튜브(YouTube) 쇼를 공개하거나, 이제 막 서적 집필을 끝냈을 경우가 있다. 이런 일정을 공개하고 자신의 캘린더를 대중에 공개하여 팬들의 시간을 아낄 수 있다. 자신의 미니 캘린더 아래에서 '내 캘린더' 옆에 위치한 작은 화살표를 클릭하고 새 캘린더 만들기를 선택한다. 모든 필드를 채우고 다른 사람과 캘린더 공유하기를 선택한 후, 캘린더를 공개로 설정한다. (원한다면, 여기서 개인 또는 자신이 속한 기업의 집단과 캘린더를 공유하도록 제한할 수 있다.) 그리고 나서 자신의 웹 사이트에서 가져온 링크를 자신의 캘린더에 추가하고 페이스북과 트위터를 통해 공유한다. 사용자는 해당 캘린더 옆에 위치한 화살표를 클릭하면 나타나는 메뉴에서 설정으로 이동하여 자신의 새로운 캘린더를 위한 임베드 코드(Embed Code)와 URL을 얻을 수 있다.

이런 다양하고 편리한 기능들을 갖고있는 구글 캘린더로 스마트한 2013년을 보내는건 어떨까요?

출처 : www.itworld.co.kr